TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

1. OBJETIVO

Ofrecer y garantizar seguridad a cualquier clase de datos de la organización (clientes, empleados), cumpliendo con las directrices dispuestas por la ley generando así confiabilidad y credibilidad a todos los usuarios en la administración que la empresa realiza de sus datos

 

2. ALCANCE

Estas políticas aplican para todos los usuarios de MetroSoluciones SAS, quienes hacen uso de sus recursos, servicios, entre otros.

 

3. DATOS GENERALES DE METROSOLUCIONES SAS COMO EMPRESA RESPONSABLE

 

NIT: 901166885-2

Domicilio: Cr 6 este No 29c-15

Teléfono: 9026032-3105558829

 

4. DEFINICIONES

Habeas Data: Es el derecho que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en centrales de información. Este derecho está regulado por la ley 1266 de 2008.

Base de datos Conjunto organizado de datos personales relacionadas en un mismo contexto.

Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Publico: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

 

Datos Sensibles: Están conformados por todo tipo de dato al cual se le deba implementar un uso especial, o cuyo uso indebido puede generar discriminación o puede afectar la intimidad de titular, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, etc.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos, tiene lugar cuando la persona encargada del tratamiento de los mismos se encuentra en Colombia y envía datos a un receptor que se encuentra fuera o dentro del país y este también es responsable del tratamiento de los mismos.

 

5. PRINCIPIOS RECEPTORES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La Ley 1581 establece en el Artículo 4 que los siguientes principios son rectores del Tratamiento de sus Datos Personales y que LA EMPRESA, como entidad respetuosa de la ley acatará:

 

Principio de Legalidad: Los datos y el tratamiento que se le haga a los mismos deben estar bajo las disposiciones legales y regladas por las mismas.

Principio Finalidad: El manejo de los datos debe tener una finalidad específica, acorde con principios legales y siguiendo las políticas del tratamiento de datos, las cuales deberán ser informadas al titular.

Principio de Libertad: Solo se podrán ejercer actuaciones con el consentimiento y permiso expreso y tácito del titular, habiéndole informado las mismas políticas y realizaciones que se fueran a ejecutar con los datos en mención.

Principio de Veracidad: Señala la Ley 1521 de 2012 lo siguiente: “La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.”

Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan

Principio de Acceso y Circulación Restringida: Solo podrán tener acceso a los datos personas encargadas del tratamiento de los mismos o autorizadas por el titular.

Los datos personales que no sean públicos, no podrán ser publicados en internet ni en otros medios de divulgación a menos de que esto se haga para uso del encargado del tratamiento de los mismos o con autorización del titular.

Principio de Seguridad: El tratamiento que se le haga a los datos, debe hacerse de la forma técnica, humana, y bajo las medidas correctas para brindarle seguridad al autor o al encargado de los tratamientos de estos datos.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

6. BASES DE DATOS

 

• Base de datos en los que la empresa actúa como responsable

 

En el Tratamiento de los datos contenidos en las Bases de Datos, la EMPRESA actúa tanto en calidad de “Responsable”, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el Tratamiento de los datos, como en calidad de “Encargado”, en la medida en que es quien realiza el Tratamiento de los datos

 

6.2 Base de datos de Datos Especiales

Datos Sensibles: Para el manejo de datos sensibles la empresa ha obtenido la autorización del usuario.

El Artículo sexto de la ley 1581/12 señala algunas excepciones a la regla:

1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
4. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Igualmente, la empresa o persona encargada del tratamiento de datos deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

• Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
• Informar al Titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
• Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

 

7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Como responsable y encargado del tratamiento y la recolección de datos, la empresa deberá solicitar autorización y consentimiento previo al titular a través de un medio verificable (correo electrónico, escrito, llamadas grabadas- En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca) para la utilización y recolección de sus datos; el encargado tiene como deber informar al titular de las políticas de uso.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por la empresa siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

Los Titulares podrán solicitar al responsable o encargado del tratamiento de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

8. DERECHO DE LOS TITUTLARES DE LOS DATOS

El Artículo 8° de la ley 1581 de 2012 señala los siguientes Derechos de los Titulares de los datos.

1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

El artículo 17 de la ley 1581, establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como Responsable del Tratamiento de sus datos personales:

 

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

 

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

METROSOLUCIONES cuenta con las medidas de seguridad necesaria para proteger a todos los usuarios, como muestra principal, el presente manual de protección de datos, regido por la normatividad legal nacional, donde intentamos abarcar todos los aspectos necesarios para brindar garantías de protección.

Además de lo anterior se fundamenta el uso de autorizaciones para cada uno de los usuarios y demás personas que en algún momento se vinculen con la empresa, así mismo se propone por medio de correo electrónico enviar comunicaciones masivas que capaciten y mantengan informado al personal sobre este tema.

11. MODIFICACIÓN DE LA POLITICA

Las políticas de Tratamiento hacen parte de este manual. Estas políticas se deberán sostener durante todo el proceso del tratamiento de los datos.

Cualquier cambio o modificación que se ejecute en las políticas de tratamiento deberá ser informado de inmediato al área encargada.

 

12. GENERALIDADES

 

• El Artículo 19 de la ley 1581 de 2012 señala que la AUTORIDAD COMPETENTE para la Protección de Datos es la Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una Delegación para la Protección de Datos Personales, donde se ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos.
• El Artículo 26  de la ley 1581 de 2012 PROHÍBE LA TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A PAÍSES TERCEROS que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

1. a) Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
2. b) Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
3. c) Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
4. d) Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
5. e) Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
6. f) Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

 

• Todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto

 

La Ley de Protección de Datos ha consagrado en su Artículo 23 las sanciones por el incumplimiento de alguna de las obligaciones previstas, de la siguiente manera:

Artículo 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

2. a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
3. b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
4. c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles;

El presente manual de Políticas de tratamiento de datos entrará en vigencia desde su fecha de publicación en la página Web y medios internos de la compañía

 

13. Documentos relacionados

Artículos referenciados anteriormente

 

14.  CONTROL DE CAMBIOS

Elaborado por: Angie Morales Cargo: Asistente   Fecha: 19/08/2022

Revisado por: Meliza Ruiz Cargo: Coordinadora Administrativa y Comercial Fecha: 19/08/2022

Aprobado por: Meliza Ruiz Cargo: Coordinadora Administrativa y Comercial Fecha: 19/08/2022

 

 

Control de Cambios
Versión	Descripción de las modificaciones		Fecha
1		Primera Versión	2018
2		Se modifican las generalidades	19/08/2022